Beginvoorraad en voorraadtelling

Op deze pagina:

Nieuw boekjaar
Export
Bewerken in Excel
Import

Als je de beginvoorraad wilt invoeren of (opnieuw) een voorraadtelling doet, wil je de voorraad in één keer voor meerdere producten (artikelen) aanpassen.

Aanpassen van de voorraad kan gemakkelijk met de export en import van een Excel-lijst. Het is heel belangrijk dat je dit uitvoert in overleg met je Paragon-consultant.

Door het importeren van data, kan nl. ook gemakkelijk informatie worden overschreven die behouden had moeten blijven.

Nieuw boekjaar

Wil je de beginvoorraad aanpassen voor een nieuw boekjaar?
Zorg er dan voor dat je de voorraad aanpast op de juiste datum (1 januari). Dus vóór dat er leveringen en ontvangsten plaatsvinden.
Als dit niet mogelijk is, kun je contact opnemen met jouw Paragon-consultant.

Aanpassen van de voorraad kan dus eenvoudig door middel van een Export en een Import. Volg de onderstaande stappen op om dit uit te voeren.

Om onderstaande werkwijze te kunnen uitvoeren, moet er tenminste één artikel in ParagonERP staan waarvoor de voorraad geboekt is met de module Voorraad van Paragon.

Export

Ga naar Instellingen → Rapporten en data → Export.

Kies daarna bij Gegevens voor Voorraad.

Kies voor het exporteren van Voorraad.

Include inactive items

Deze optie kun je aanvinken als je ook artikelen die gedeactiveerd zijn wilt exporteren.

Inventory count

Als je alle artikelcodes wilt exporteren, moet je deze optie uitschakelen.

Locatie sluiten

Als je wel gebruik wilt maken van deze optie, moet je eerst in de module Locatie de voorraadlocatie sluiten waarvoor je de voorraad wilt tellen.
Vervolgens kun je bij Export van Voorraad deze optie Inventory count aanvinken.

Het voordeel hiervan is, dat alleen de artikelen die zich op de afgesloten locaties bevinden worden geëxporteerd.

Zie Support: Locatie - Lock

Klik daarna op EXPORT.

Er wordt een bestand aangemaakt dat je kunt opslaan als Excel-bestand.
De export kan daarna worden afgesloten.

Bewerken in Excel

In Excel kun je het bestand gemakkelijk bewerken.

De volgende kolommen zijn aanwezig in het Excel-bestand:

Veld		Beschrijving
itemID	:	Artikelcode
locationID	:	Voorraadlocatie. Door het gebruik van verschillende voorraadlocaties, kan een artikelcode meerdere malen (dus op meerdere regels) voorkomen. Hierdoor kan de voorraad per locatie worden geïmporteerd.
quantity	:	Het voorraad-aantal zoals dat bekend is voor Paragon wordt hier weergegeven. Dit getal vervang je door de daadwerkelijke voorraad, zoals je die bijvoorbeeld geteld hebt bij een inventarisatie. In de historie zal de aanpassing die je hebt gedaan worden weergegeven.
Unit Inventory Value	:	Hier kan eventueel een aangepaste voorraadwaarde (vaste verrekenprijs/inkoopprijs) worden ingegeven.
Reason	:	De reden van de voorraadaanpassing kan hier worden weergegeven. Als je geen journaalpost wenst, geef je geen reden in. Afhankelijk van de reden van de voorraadaanpassing wordt er een journaalpost gemaakt voor bijvoorbeeld: - Beschadiging - Ontvreemding - Verplaatsing - Retour leverancier Als je een reden wenst mee te geven, moet de beschrijving precies zo worden ingegeven, als bij het veld Reden in het programma Voorraad.
Effective Date	:	De datum heeft (nog) geen functie en hoeft niet te worden ingegeven. De datum van vandaag wordt gebruikt.

Belangrijk:
Om het bestand weer op de juiste wijze te kunnen importeren, mogen de namen (titels) van de kolommen niet worden gewijzigd.

In de kolom Quantity vul je het aantal in dat fysiek aanwezig is in het magazijn. Bij het importeren zal ParagonERP automatisch de juiste voorraadaanpassing doen.

Voorbeeld:

De voorraad wordt geteld en van een product liggen daadwerkelijk 10 stuks op voorraad.
Dat is het aantal dat je ingeeft in de kolom Qantity.
Volgens ParagonERP zijn er 12 stuks op voorraad

De reden van dit verschil kan bijvoorbeeld liggen in breuk, schade, diefstal of verkoopmonsters. Indien gewenst, kan deze Reden worden meegegeven in de kolom Reason.
Bij het importeren zal ParagonERP een voorraadaanpassing doen van - 2 stuks.

Sla het bestand op nadat de wijzigingen zijn gedaan.

Import

Importeer nu het bestand weer in ParagonERP. Ga hiervoor naar Instellingen → Rapporten en data → Import.

Houd er rekening mee dat de grootte van een te importeren bestand niet groter mag zijn dan 1 MB.

Kies voor het importeren van Voorraad.

Import purpose:

Als je voor Other kiest, kun je de aangepaste aantallen gewoon importeren.

Als je kies voor Fyll physical count, is het noodzakelijk dat het magazijn waarvoor je de aantallen van de artikelen wilt aanpassen, gelockt is.

Zie Support: Locatie - Lock

Create:

Er kan worden gekozen voor het maken van één journaalpost per regel (dus per artikel) of een één journaalpost voor alle regels.

Tip:
Als je per voorraadaanpassing (Reden) een journaalpost wenst, kun je ervoor kiezen om meerdere importbestanden te maken.

Klik op de map om een bestand te selecteren en selecteer het bestand dat je hebt opgeslagen.

Let op:

Als je op Versturen klikt, wordt de import direct gestart.

De voortgang van de import wordt weergegeven.

Klik op KLAAR om af te sluiten.

De wijzigingen die worden gedaan, kunnen worden opgevraagd in de tab HISTORIE van de module Voorraad.

Je ziet daar de wijziging die is gemaakt ten opzichte van de voorraad die al aanwezig was (Dus het verschil tussen de voorraad die al aanwezig was en het aantal dat je hebt ingetoetst in het Excel-bestand.).

Als er een journaalpost wordt gemaakt (zie veld Reason), dan kan deze worden opgevraagd in de module Journaalpost.

Belangrijk!

Als je locaties hebt gesloten voor het tellen van de voorraad, moet je deze na het importeren van de aantallen, weer ontgrendelen.