Inkoopfactuur aanmaken

Het maken van een inkoopfactuur na de goederenontvangst

Nadat een inkooporder is aangemaakt, kan de ontvangst van de goederen worden geboekt. Na de ontvangst van de goederen, wordt de inkoopfactuur ontvangen en geboekt.

Een inkoopfactuur kan worden geboekt door middel van de module Inkoopfactuur. Het is mogelijk om een inkoopfactuur aan te maken:

Receipt: De inkoopfactuur wordt geboekt op basis van een aangemaakte ontvangst.
Purchase orders: De inkoopfactuur wordt geboekt op basis van een aangemaakte inkoopopdracht.
Als hiervoor gekozen wordt, wordt de module Ontvang (voorraadontvangst) en daarmee ook het daadwerkelijk boeken van de voorraad overgeslagen.
Bij het verwerken van orders zonder voorraadhoudende artikelen kan dit handig zijn.
Het alsnog boeken van de Ontvangst goederen waarvan de inkoopfactuur al verwerkt is, is wel mogelijk.
Handmatig: De inkoopfactuur wordt geboekt zonder dat er een inkooporder en ontvangst aanwezig zijn in ParagonERP.
Als op de inkoopfactuur voorraadhoudende artikelen aanwezig zijn, wordt de voorraad hiervan niet geboekt.
Indien hiervoor wordt gekozen, is het niet mogelijk om alsnog de ontvangst hiervan te boeken.

Hieronder wordt beschreven hoe je een inkoopfactuur kunt maken op basis van een ontvangst.

Open de module Inkoopfactuur

Klik op Meer en kies vervolgens voor de module Inkoopfactuur.

Maak zelf een inkoopfactuur aan van een Ontvangst

	Klik linksboven op Aanmaken.
	Kies voor Receipt.

Overnemen aantallen
De ontvangen aantallen worden, door het aanvinken van deze optie, overgenomen in de Inkoopfactuur. Hierdoor kan (desgewenst met aanpassingen in de aantallen en/of bijkomende inkoopkosten) een Inkoopfactuur direct worden opgeslagen en verwerkt.

Show completed ontvangsten
Door het aanvinken van deze optie, worden ook Ontvangsten getoond die al voltooid zijn. Het is verstandig deze optie niet aan te vinken. Daardoor zie je alleen de Ontvangsten die nog voltooid moeten worden.

Het voltooien van een Ontvangst, wordt uitgevoerd als de inkoopfactuur wordt geboekt. Dan worden deze ontvangsten niet meer getoond in dit overzicht. Hierdoor kun je gemakkelijk voorkomen dat voor inkooporders die al (compleet) zijn ontvangen, opnieuw een Inkoopfactuur wordt aangemaakt.

Nog te betalen
In dit scherm is goed zichtbaar of er nog betalingen moeten plaatsvinden.

Als één order is aangevinkt dan worden automatisch alle orders van de betreffende leverancier waarvoor nog een inkoopfactuur moet worden geboekt, in het venster getoond. Hierdoor kun je gemakkelijk in één keer meerdere inkoopfacturen aanmaken.

Controleer de factuurkop

Controleer nu of de transactiedatum klopt. Deze staat direct onder de geselecteerde leverancier en kan worden aangepast naar de datum van de inkoopfactuur.

Pas indien nodig het ontvangstadres (= afleveradres) aan. Klik hiervoor eerst op Zend aan en daarna op het blauwe driehoekje daarnaast om een (nieuw) adres toe te voegen. Op deze manier kunnen adressen van meerdere magazijnen worden aangemaakt en geselecteerd.

Zie Support: Adressen in ParagonERP

Controleer de factuurregels

In de kolom Reference is het originele ordernummer zichtbaar. Dit kan handig zijn als van meerdere inkoopfacturen één ontvangst wordt geboekt.

Met Columns (aan de rechterkant van je scherm) kun je velden toevoegen die alleen jij in dit scherm ziet. De kolommen die zijn opgenomen in je orderscherm kunnen eenvoudig met de muis worden versleept.
Zie Support: Weergave in ParagonERP

Als je ervoor gekozen hebt om de aantallen over te nemen van de ontvangst, kun je deze nu alsnog aanpassen. Als bijvoorbeeld van een artikel minder aantallen worden gefactureerd dan is ontvangen, dan kan dat worden aangepast. Het nog te betalen aantal, blijft automatisch openstaan.

Als je de inkoopfactuur van meerdere ontvangsten in één factuur boekt, kan het handig zijn om de orderregels te selecteren op de volgorde van de Productcode. Klik hiervoor met de linker muisknop op de kolom Product.

Regels met dezelfde productcode worden niet samengevoegd.

Rond de inkoopfactuur af

Geef in het het veld Inkoopfactuur No. het nummer van de inkoopfactuur van de leverancier in.
Dit wordt vermeld in de boeking dit in Minox Online wordt gemaakt.
Voeg eventueel onderaan de order Notities toe.
Pas, indien van toepassing, een of meerdere kortingen toe.

- Korting in %

- Korting bedrag

- Actiekorting %

- Actiekorting

- Reductie Vooruitbetaling

- Crediteringen
Voeg overige kosten toe.

- Vracht
- Invoerrechten & Accijnzen
- Verzekering
- Prijsverschillen
- Vooruitbetaling
Controleer de BTW.
Klik nu op de diskette rechtsonder om de inkoopfactuur op te slaan.

Maak de inkoopfactuur

Als je een preview van de inkoopfactuur wenst te zien, klik je rechts onderin het scherm op pijl omlaag (naast Issue) en kies daarna voor Print.

	Door te kiezen voor Boeken, worden de volgende acties uitgevoerd door ParagonERP: De inkoopfactuur krijgt de status ISSUED. Er wordt een journaalpost aangemaakt in Minox: Nog te ontvangen facturen BTW Overige kosten aan Crediteuren Het aantal wordt verwerkt. Als een inkoopfactuur wordt gemaakt van de complete Ontvangst, dan wordt deze Ontvangst automatisch op VOLTOOID gezet. Als er sprake is van een backorder, dan wordt dat nu zichtbaar. Er verschijnt een melding dat de inkoopfactuur is geboekt en dat er een journaalpost is aangemaakt.
	Daarna kan de inkoopfactuur worden afgedrukt. Klik hiervoor op Print. Het is niet noodzakelijk de inkoopfactuur te printen.
	Het is mogelijk zelf te kiezen voor Issue (in plaats van automatisch ISSUE door middel van Boeken). Het boeken van de inkoopfactuur in Minox Online wordt hierdoor overgeslagen en kan (standaard) niet alsnog worden uitgevoerd.
	Door te klikken op Complete wordt de inkoopfactuur afgerond. LET OP: Dit doe je alleen als je de inkoopfactuur handmatig wilt voltooien. Normaal gesproken gebeurt dit door de betaling van de inkoopfactuur in Minox. In dat geval wordt de inkoopfactuur namelijk automatisch voltooid.

Ordertrail

In de tab Ordertrail is nu zichtbaar dat de Inkoopfactuur is aangemaakt.
O.a. de datum en de status van de inkoopfactuur worden weergegeven.