Inkooporders
      Terug naar start
      1. ParagonERP
      2. Inkooporders

      Status van een inkooporder

      Wat is de status van een inkooporder?

      In Minox is de status van een inkooporder gemakkelijk te bepalen doordat je de volgende stadia doorloopt:
      1. Inkooporder
      2. Magazijnontvangst
      3. Inkoopfactuur
      Zodra je een inkooporder hebt geboekt als magazijnontvangst, verdwijnt de inkooporder. Zodra de inkoopfactuur is geboekt, verdwijnt de magazijnontvangst. 
      Een status is dus gekoppeld aan een document.
      In Paragon werkt het anders doordat een aangemaakte inkooporder blijft bestaan. Hetzelfde geldt voor de ontvangst, de factuur en inkoopcreditnota. Ook zijn binnen een module (Inkoopopdracht, Ontvang en Inkoopfactuur) diverse stadia te onderscheiden.

      Statussen binnen een Paragon-module

       
      Een order heeft binnen een module verschillende statussen. Een status pas je aan door middel van de actieknop rechtsonder in je scherm.
      De statusknop is dynamisch en is afhankelijk van de module waarin je je bevindt en van de status van het document.
      In een module begint een order in de status TEMP.
      Ook een order die is opgeslagen, heeft de status TEMP.
      Door bij de actieknop rechtsonder in je scherm te kiezen voor ISSUE, wordt de order geactiveerd. De status van de order is nu ISSUED. Het is niet mogelijk om van ISSUED, terug te gaan naar TEMP.
      Is de order in de module afgerond, dan kan worden gekozen voor COMPLETE.
      Het is niet mogelijk om terug te gaan naar ISSUED of TEMP en de order kan niet meer worden gewijzigd. Alleen VOID kan nog worden toegepast.
       
      Tijdens het gehele proces, kan worden gekozen voor:
      Met ON HOLD kan een order tijdelijk in de wacht worden gezet. Door opnieuw te kiezen voor ISSUE, wordt de order weer geactiveerd.
      Een order die is voltooid, kan niet meer ON HOLD worden gezet.
      Door middel van VOID kan een order worden geannuleerd / nietig verklaard. De reden daarvan kan daarna worden opgegeven.

      Het is verstandig om zelf een werkwijze te creëren die jou overzicht biedt in de orders die nog ontvangen moeten worden en waarvoor de inkoopfactuur nog moet worden geboekt.

      Zie de beschrijvingen.

      Werkwijze A:

      1. In de module Inkoopopdracht wordt bij het afronden gekozen voor Complete en voor Create Receipt. De status is nu VOLTOOID.
      2. Vervolgens wordt de ontvangst opgevraagd in de module Ontvang en er wordt bij het afronden gekozen voor Complete en voor Snelfactuur.
      3. De factuur wordt opgevraagd in de module Inkoopfactuur en er wordt gekozen voor Boeken en Complete.
      Voordeel van deze werkwijze is dat je overzicht houdt door steeds voor Complete te kiezen. Een inkooporder, ontvangst en inkoopfactuur met de status Complete ga je niet nog een keer boeken in de module Ontvang of Inkoopfactuur.
      Het document voor de volgende stap, wordt alvast aangemaakt en kan direct worden opgevraagd in de volgende module.
      Je werkt met een vaste volgorde: Inkooporder → Ontvang → Inkoopfactuur.
      We noemen dit PUSH; je duwt de order steeds verder naar de volgende status.
      In Support wordt werkwijze B beschreven:
      1. Inkooporder
      2. Ontvangst
      3. Inkoopfactuur

      Werkwijze B (aanbevolen):

      1. In de module Inkoopopdracht wordt bij het afronden gekozen voor opslaan en Issue. De status van de inkooporder is nu  ISSUED.
      2. Vervolgens wordt in de module Ontvang een ontvangst aangemaakt op basis van deze inkooporder. Je vraagt de inkooporder op en verwerkt deze.
        Bij het afronden van de ontvangst wordt gekozen voor opslaan en Issue.  De status van de inkooporder is nu  ISSUED.
        De inkooporder wordt hierdoor automatisch voltooid en krijgt de status COMPLETE.
      3. Tenslotte wordt in de module Inkoopfactuur een inkoopfactuur aangemaakt op basis van de ontvangst. Je vraagt de ontvangst op en verwerkt deze.
        Bij het afronden van de inkoopfactuur wordt gekozen voor Boeken.  De status van de inkooporder is nu  ISSUED.
        De ontvangst wordt hierdoor automatisch voltooid en krijgt de status COMPLETE.

        De Inkoopfactuur krijgt de status COMPLETE als de betaling van deze factuur in Minox is geboekt.
      Voordeel van deze werkwijze is dat het gemakkelijk is om meerdere inkooporders in één ontvangst te boeken.
      Zo kan ook één inkoopfactuur worden gemaakt van meerdere inkooporders.
      We noemen dit PULL; je haalt de order steeds op uit de vorige status.

      Het is overigens met beide werkwijzen niet noodzakelijk dat alle bestelde aantallen worden ontvangen en/of gefactureerd. De nog te ontvangen aantallen blijven open staan en kunnen op een later tijdstip worden ontvangen en/of gefactureerd.
      Het is mogelijk, maar niet raadzaam, om beide werkwijzen door elkaar te gebruiken.