Inkooporders
      Terug naar start
      1. ParagonERP
      2. Inkooporders

      Ontvangst aanmaken

      Nadat een inkooporder is aangemaakt, kan de ontvangst van de goederen worden geboekt.

      Een ontvangst kan worden geboekt door middel van de module Ontvang. Het is mogelijk om een ontvangst aan te maken:

      1. Purchase orders: De voorraadontvangst wordt gemaakt op basis van een inkooporder.
      2. Work orders: Deze optie is bedoeld voor het boeken van samengestelde artikelen (deze optie is niet actief in de standaard versie)
      3. RMA: Dit is een retourontvangst. Het is raadzaam om niet deze functie te gebruiken maar de module Creditnota.
      4. Ship:  De ontvangst vindt plaats op basis van een zending (het is raadzaam deze optie niet te gebruiken).
      5. Handmatig: De voorraadontvangst wordt geboekt zonder dat er een inkooporder aanwezig is in ParagonERP.
        Deze optie kan ook voor voorraadcorrecties worden gebruikt.
      In de praktijk zullen optie 1 (op basis van een inkooporder) en 5 (handmatig) worden gebruikt.
      Hieronder wordt beschreven hoe je een ontvangst kunt maken op basis van een inkooporder. De werkwijze voor het aanmaken van een handmatige ontvangst is enigszins vergelijkbaar met die van het aanmaken van een inkooporder.

      Maak een Ontvangst aan

        Klik op de module Ontvang rechts in het menu.
      Klik linksboven op Aanmaken.
        Kies voor Purchase orders.
      Overnemen aantallen
      De bestelde aantallen worden, door het aanvinken van deze optie, overgenomen in de Ontvangst. Hierdoor kan (desgewenst met aanpassingen in de aantallen) een Ontvangst direct worden opgeslagen en verder worden verwerkt.
      Show completed inkoopopdrachten
      Als een Ontvangst wordt verwerkt, wordt de bijbehorende Inkoopopdracht automatisch voltooid.
      Het is daarom verstandig deze optie  niet aan te vinken. Voltooide inkooporders (inkoopopdrachten) worden dan niet getoond.
       
      Nalevering
      In dit scherm is goed zichtbaar of er nog een (na)levering moet plaatsvinden. 
      Als één order is aangevinkt dan worden automatisch alle orders van de betreffende leverancier waarvoor nog een ontvangst moet worden geboekt, in het venster getoond. Hierdoor kan - indien gewenst - gemakkelijk in één keer de ontvangst van meerdere inkooporders worden geboekt.

      Stap 2: Controleer de orderkop

      Controleer nu of de transactiedatum klopt. Deze staat direct onder de geselecteerde leverancier en is standaard de datum van vandaag. De verwerking zal altijd plaatsvinden met de datum van vandaag.

      Pas indien nodig het ontvangstadres (= afleveradres) aan. Klik hiervoor eerst op   Zend aan   en daarna op het blauwe driehoekje daarnaast om een (nieuw) adres toe te voegen. Op deze manier kunnen adressen van  meerdere magazijnen worden aangemaakt en geselecteerd.

      Zie Support: Adressen in ParagonERP

      Controleer de orderregels

      In de kolom Reference is het originele ordernummer zichtbaar. Dit kan handig zijn als van meerdere inkoopfacturen één ontvangst wordt geboekt.
      Met Columns (aan de rechterkant van je scherm) kun je velden toevoegen die alleen jij in dit scherm ziet. Denk bijvoorbeeld aan Magazijnlocatie en Verwacht aantal.
      De kolommen die zijn opgenomen in je orderscherm kunnen eenvoudig met de muis worden versleept.
       
      Als je ervoor gekozen hebt om de aantallen over te nemen van de inkooporder, kun je deze nu alsnog aanpassen. Als bijvoorbeeld van een artikel minder aantallen worden ontvangen dan is besteld, dan kan dat worden aangepast. Het nog te leveren aantal, blijft automatisch openstaan.

      Als je de ontvangst van meerdere inkooporders in één ontvangst boekt, is het handig om de orderregels te selecteren op de volgorde van de Productcode. Klik hiervoor met de linker muisknop op de kolom Product.

      Rond de ontvangst af

      1. Voeg eventueel onderaan de order Notities toe.
      2. Klik nu op de diskette rechtsonder om de ontvangst op te slaan.

      Stap 5: Print de ontvangstbon

      Als je een preview van de ontvangst wenst te zien, klik je rechts onderin het scherm op pijl omlaag (naast Issue) en kies daarna voor Druk af.

      Is de ontvangst opgeslagen en akkoord, dan kun je de ontvangst bevestigen.
      Klik hiervoor op Issue.

      Daarna kan de ontvangst worden afgedrukt. Klik hiervoor op Druk af.

      De melding geeft aan dat de bijbehorende inkoopopdracht automatisch is voltooid.
      Door te klikken op Complete worden deze acties uitgevoerd:
      • Er wordt een journaalpost aangemaakt:
      • Voorraad
      • aan Nog te ontvangen facturen
      • Het ontvangen aantal wordt verwerkt. Als er sprake is van een backorder, dan wordt dat nu zichtbaar.

      LET OP: 
      Complete gebruik je alleen, als je de ontvangst handmatig wilt voltooien en er geen inkoopfactuur volgt. Normaal gesproken wordt de Ontvangst voltooid doordat de Inkoopfactuur wordt afgerond.