Inkooporder aanmaken

Een inkooporder kan worden aangemaakt door middel van de module Inkoopopdracht. Het is mogelijk om een inkooporder aan te maken door middel van:

Orders: De inkooporder wordt gemaakt op basis van een verkooporder.
Vendor invoice: De inkooporder wordt gemaakt op basis van een verkoopfactuur.
Quote: De inkooporder wordt gemaakt op basis van een verkoopofferte.
Handmatig: De inkooporder wordt handmatig aangemaakt.

Hieronder wordt beschreven hoe je handmatig een inkooporder kunt maken.

Maak een handmatige inkooporder aan

Selecteer de leverancier

De leverancier selecteren kan op 3 manieren:

Crediteurennummer:

Er wordt direct gezocht op (een gedeelte van) het nummer dat wordt ingetoetst.
Leverancier-naam:

Je kunt ook op een gedeelte van een naam zoeken. Zoek bijvoorbeeld op "jong" en ParagonERP zal alle leveranciers tonen met "jong" in de bedrijfsnaam.

Het is niet noodzakelijk dat de naam van de leverancier begint met de ingetoetste waarde.
Alle velden:

Klik op de puntjes naast het typeveld om te kunnen zoeken op alle velden van de leveranciers-stamkaart.

In de pop-up die verschijnt, kan door te klikken op Columns ieder gewenst veld uit de stamkaart van de leverancier worden toegevoegd.

Met Columns (aan de rechterkant van je scherm) kun je velden toevoegen die alleen jij in dit scherm ziet.

De kolommen die zijn opgenomen in je orderscherm kunnen eenvoudig met de muis worden versleept.

Zie Support: Schermindeling en kolommen

Als de leverancier nog niet aanwezig is, kan nu ook direct worden gekozen voor het aanmaken van een leverancier door te klikken op Maak een nieuwe leverancier aan.

Vul de inkooporderkop aan

Controleer nu of de transactiedatum klopt. Deze staat direct onder de geselecteerde leverancier en is standaard de datum van vandaag.

Een Verwachte leverdatum en Uw Referentie kunnen worden ingetoetst. De referentie wordt ook afgedrukt op de inkoopopdracht.
Door op het tabblad MEER te klikken, kunnen extra velden worden ingevuld zoals de Leveringsconditie en Inkoopfactuurnummer van de vooruitbetaling.

Pas indien nodig het ontvangstadres aan. Klik hiervoor op het blauwe driehoekje bij Zend aan om een (nieuw) adres toe te voegen. Op deze manier kunnen adressen van meerdere magazijnen worden aangemaakt en geselecteerd.

Zie Support: Adressen in ParagonERP.

Geef vervolgens (indien gewenst) een referentie in onder Uw Referentie. Deze referentie wordt ook afgedrukt op de documenten en wordt meegenomen in de omschrijving van de journaalpost in Minox Online.

Selecteer de producten

Klik op de blauwe icoon met de plus linksonder in het scherm.

Zoek naar het product dat je wilt toevoegen. Er kan gemakkelijk worden gezocht op (een gedeelte van) het artikelnummer of de artikelnaam.

Klik op Columns als je meer en/of andere velden wenst te zien in dit zoekscherm. De geselecteerde columns blijven bewaard per module.

Indien in de stamgegevens van het product een afbeelding aanwezig is, kan deze worden bekeken.

Als niet alle artikelen worden weergegeven, kan dit liggen aan de instellingen.
Zie Support: Waarom zijn niet alle artikelen zichtbaar bij het invoeren van een order?

In de pop-up kunnen meerdere producten tegelijkertijd worden opgenomen in de order. Klik op

om de artikelen op te nemen in de order.

TIP: Selecteren op kolommen bij het toevoegen van artikelen

In het venster dat je gebruikt voor het opnemen van artikelen in een order, is het mogelijk om de artikelen te groeperen op bijv. Productgroep.
Klik hiervoor op het (hamburger)menu rechts van Productgroep.

Dit kan handig zijn als bij een bepaalde leverancier alleen artikelen uit een bepaalde Productgroep worden besteld.

Eventueel kun je in de gemaakte groepering op Productgroep nog een extra groepering maken op bijv. het veld Omschrijving.

Voeg aantallen en product-details toe

Geef daarna in de order per product de aantallen op. Je kunt eenvoudig met de Tab-toets door de verschillende orderregels om de prijzen en aantallen per regel aan te passen.

Klik met de rechtermuisknop op een artikel om per product details toe te voegen, zoals Document omschrijving, kortingen en notities.
De artikelomschrijving kan worden aangepast door te kiezen voor Detail kenmerken en een andere omschrijving in te toetsen in het veld Document Omschrijving.

Een product van de order verwijderen kan door middel van de rechter muisknop op de orderregel en vervolgens te kiezen voor Regel verwijderen.

Ook hier kun je met Columns (aan de rechterkant van je scherm) velden toevoegen die alleen jij in dit scherm ziet. Denk bijvoorbeeld aan Voorraad om direct de actuele voorraad van het product te zien of Regelkorting om toegepaste kortingen te zien.
De kolommen die zijn opgenomen in je orderscherm kunnen eenvoudig met de muis worden versleept.

Zie de Kennisbank: Weergave in ParagonERP

Stap 6: Rond de order af

Voeg eventueel onderaan de order Notities toe.
Klik op het vraagteken naast Inkoopopdracht korting als je factuurkorting wilt toepassen.
Controleer eventueel de BTW.
Klik nu op de diskette rechtsonder om de order op te slaan.

Stap 7: Verstuur de inkoopopdracht

Als je een preview van de inkoopopdracht wenst te zien, klik je rechts onderin het scherm op pijl omlaag (naast Printen) en kies je daarna voor Print.

	Is de order opgeslagen en akkoord, dan kun je de inkooporder versturen. Klik hiervoor eerst op Issue.
	Daarna kan de inkoopopdracht worden afgedrukt. Klik hiervoor op Print.
	Door te klikken op Email kan de inkooporder worden gemaild. Er verschijnt een venster waarin kan worden o.a. het mailadres en ingevuld:
	Door te klikken op Complete wordt de inkooporder afgerond. BELANGRIJK !! Dit doe je alleen als je een inkooporder handmatig wilt voltooien. Normaal gesproken gebeurt dit doordat een Ontvangst wordt afgerond. In dat geval wordt de inkooporder namelijk automatisch voltooid.